Kliniğe yazılım seçerken nelere bakmalı?

Klinik yönetim programı arayan çoğu klinik sahibi karşılaştırmaya özellik listesiyle başlıyor. Bu liste bir işe yaramıyor, çünkü her yazılımın listesi birbirine benziyor ve hepsi aynı kelimeleri kullanıyor. Ayırt eden şey özelliğin var olması değil, sizin gününüzdeki işi gerçekten kapatması.

Daha işe yarayan bir yöntem var: kendi gününüzü sırayla anlatın ve her adımda programın ne yaptığını sorun. Hasta kaydı açılır, randevusu verilir, geldiğinde işlem yapılır, tahsil edilir, belge kesilir, ay sonunda rapora bakılır. Aşağıdaki başlıklar bu sırayı izliyor.

Önce hangi işin tıkandığını yazın

Demoya girmeden önce tek bir sayfa hazırlayın: bu ay kliniğinizde en çok hangi işte hata yaptınız ya da en çok hangi işe zaman harcadınız?

Cevaplar genelde şunlardan biri oluyor:

• Aynı saate iki randevu yazıldı, hasta bekletildi
• Hastanın ne kadar borcu kaldığı sorulunca kimse cevap veremedi
• Ay sonunda ciroyu çıkarmak yarım gün sürdü
• Hangi hekimin ne kadar iş yaptığı bilinmiyordu
• Belge kesmek için ayrı bir yere veri girildi

Karar bu listeden çıkar. Sizde tıkanan iş neyse, demo sırasında en çok o ekrana bakın. Sizde sorun olmayan bir alanın ne kadar gelişmiş olduğu satın alma kararınızı değiştirmemeli.

Randevu: takvimi kim açacak

Randevu ekranında bakılacak ilk şey, günün nasıl göründüğü. Aynı gün birden fazla hekim çalışıyorsa kişi başına ayrı sütun görebiliyor musunuz? Boş bir saate tıkladığınızda randevu formu o kişi ve o saatle açılıyor mu, yoksa her seferini elle mi dolduruyorsunuz?

Sormanız gereken diğer sorular:

• Aynı saate iki randevu yazılmak istendiğinde uyarı çıkıyor mu?
• Randevunun bitiş saati seçilen hizmetin süresinden doluyor mu?
• Kontrol randevusu için tekrarlayan seri kurulabiliyor mu?
• Gelmedi ve iptal ayrı birer kayıt olarak duruyor mu, yoksa randevu siliniyor mu?

Son madde göründüğünden önemli. Gelmeyen randevu siliniyorsa ay sonunda devamsızlık oranınızı hesaplayamazsınız; elinizde yalnız boş kalmış saatler olur, sebebi olmaz.

Hatırlatma konusunda da net konuşun. Çoğu panelde hatırlatma bir ayardır, gönderim ise mesaj bakiyesine bağlı ayrı bir iştir. "Hatırlatma kendiliğinden gider" cümlesini duyduğunuzda bakiyenin nerede göründüğünü sorun.

Hasta dosyası: kim geldi, ne oldu, ne kaldı

Hasta kartı kliniğin hafızası. Bakılacak şey alan sayısı değil, hastanın geçmişinin tek yerde toplanıp toplanmadığı.

Demo sırasında bir hasta kartı açtırın ve şunları aynı ekranda görmeye çalışın: iletişim bilgisi, randevu geçmişi, yapılan işlemler, kalan bakiye ve klinik notları. Bu beş şey ayrı ekranlara dağılmışsa, telefonda hasta size soru sorduğunda cevabı bulmak yine uzun sürecek.

Bir de kapsam sorusu var. Klinik yönetim programı ile tıbbi kayıt aynı şey değil. Anamnez, reçete, tetkik ve tanı tarafını bekliyorsanız bunu baştan açıkça sorun; Bi'Klinik'in kapsamı kaydın ve paranın düzeni, tıbbi kayıt tarafı kapsamda değil. Yanlış beklentiyle başlanan kurulumların çoğu bu yüzden yarıda kalıyor.

Tahsilat: para nereye girdi

Kliniklerde en sık sorulan soru "bu hastanın ne kadar borcu kaldı" ve en zor cevaplanan soru da bu. Cevabın kolay olması için tahsilatın işlemle aynı kayıtta durması gerekiyor.

Şunlara bakın: yapılan işlem bir fişe dönüyor mu, fişin üstünde kalem, indirim ve kalan tutar görünüyor mu, ödeme kasa ve banka ayrımıyla kaydediliyor mu, hastanın bakiyesi tek bir ekstrede okunabiliyor mu? Kısmi ödeme alan klinikler için açık kalemlerin nasıl kapandığı da ayrı bir soru.

Bi'Klinik'te bu zincir tek parça çalışıyor: randevu geldi olarak kapandığında arkasında işlem fişi açılıyor, tahsilat o fişe bağlanıyor, bakiye hasta kartında duruyor.

Belge tarafı: e-fatura nerede kesiliyor

Bu soru maliyetin en çok saklandığı yer. Bazı programlarda belge, panelin dışındaki ayrı bir sistemde kesiliyor; siz aynı veriyi iki kez giriyorsunuz.

Doğrudan sorun: e-fatura ve e-arşiv panelin içinde mi kesiliyor, belge işlem fişinin toplamından mı üretiliyor, hastanın fatura ünvanı ve vergi bilgisi kayıtta duruyor mu? Bi'Klinik'te belge ürünün kendisinde kesiliyor ve fişin toplamı, KDV'si ve kalan tutarı zaten kayıtta durduğu için aynı kayıttan üretiliyor.

Yetki: herkes her şeyi görmesin

Küçük kliniklerde bu başlık genelde atlanıyor, sonra personel değiştiğinde hatırlanıyor. Programda iki ayrı ayar aramanız gerekiyor: kişinin ne yapabileceği ve hangi kaydı görebileceği. Birincisi rol, ikincisi şube yetkisi.

Üçüncü bir soru daha var: ayrılan personelin erişimini nasıl kesiyorsunuz? Doğru cevap kaydı silmek değil, girişi kapatmak. Kişinin geçmişte açtığı randevu ve girdiği işlem kayıtta kalmalı, kimin yaptığı görünmeli.

Rapor: ayı kimin beklemeden kapatacaksınız

Ay sonunda muhasebecinizle konuşurken hangi rakama bakacağınızı bilmeniz gerekiyor. Programda dönem cirosu, tahsilat toplamı, personel bazlı dağılım ve hasta bazlı bakiye ayrı ayrı çıkabiliyor mu? Excel ve PDF çıktısı hazır mı, yoksa rapor için birini beklemek zorunda mı kalıyorsunuz?

Raporun sayısı önemli değil, doğru dört tanesi yeterli: ne kadar iş yaptım, ne kadarını tahsil ettim, kim ne kadar üretti, kimden ne kadar alacağım var.

Demoyu kendi verinizle yaptırın

Hazır demo hesabı her zaman düzgün görünür, çünkü içindeki veri o ekranı iyi göstermek için hazırlanmıştır. Siz kendi gününüzü çalıştırın: dün verdiğiniz üç randevuyu girin, birini geldi olarak kapatın, birini gelmedi yapın, fişi açın, kısmi ödeme alın ve hastanın kalan bakiyesini bulun.

Bu on dakikalık deneme, iki saatlik sunumdan daha çok şey söylüyor. Kaç tıkla bittiğine, kaç ekran değiştirdiğinize ve kaç kere geri dönmek zorunda kaldığınıza bakın. Kliniğinizde bu işi yapan kişi de aynı denemeyi kendi yapsın; programı gün içinde kullanacak kişi sizseniz değil, o kişiyse karar da onun yorumuyla verilmeli.

Demoyu bir de yoğun saatinizin akışıyla düşünün. Telefonda hasta beklerken açmanız gereken ekran kaç adım uzakta? Günlük işin en sık tekrar eden hareketi neyse, kolay olması gereken tek şey odur.

Sözleşmeden önce sorulacak son üç soru

Veriyi nasıl çıkarırım? Bir gün başka bir yere geçmek isterseniz hasta, randevu ve tahsilat kayıtlarını dışarı alabiliyor musunuz? Cevap net değilse sözleşmeden önce netleştirin.

Kurulum ve aktarım kimde? Elinizdeki hasta listesi sisteme kim tarafından aktarılacak, ne kadar sürecek, ek ücreti var mı?

Bir şey takıldığında kime ulaşacağım? Destek kanalı, çalışma saati ve dönüş süresi baştan konuşulmalı. Kliniğin en yoğun saatinde takılan bir ekran için bir gün beklemek pahalı bir bekleyiş.

Karar vermeden önce panelin başlıklarını sırayla gezmek isterseniz çözümler sayfası kliniğin gününü izleyerek diziliyor. Panelin tamamının ne yaptığını tek sayfada okumak için klinik yönetim programı sayfasına bakabilirsiniz.