Hasta kaydından tahsilata, kliniğin günü tek panelde.
Hastanın kaydı açılır, randevusu verilir, geldiğinde işlem fişi oluşur. Tahsilat fişin üstünden işlenir; kim geldi, ne yapıldı, ne kadarı açık kaldı akşam saymadan görünür.
Kimin için
Hasta kaydını, randevu defterini ve tahsilatı ayrı yerlerde tutan, hepsini tek panelde toplamak isteyen klinikler için.
- Tek personelle çalışan muayenehaneler
- Birden fazla departmanı olan poliklinikler
- Randevu defteri kâğıtta ya da telefonda duran klinikler
- Hasta bakiyesini Excel'de izleyen klinik yöneticileri
Hasta kaydı bir kere açılır, kartı hep orada durur
Yeni Hasta dediğinizde ad soyad ve iletişim yeter; doğum tarihi, cinsiyet ve etiket isteyen doldurur. Sonrasında o hastayla ilgili ne olduysa aynı kartın sekmelerine düşer.
- Kişisel Bilgiler, Finans Durumu ve Son Notlar hasta kartının üstünde
- İşlemler sekmesinde Tarih, Başlık, Danışman, Departman, Tutar ve Açık Bakiyesi
- Randevu Geçmişi sekmesinde Tarih, Saat, Personel, Hizmet ve Durum
- T.C. / Vergi No hastada zorunlu değil, girilirse formatı kontrol edilir
- Etiket en fazla üç tane; benzer kayıt varsa kaydetmeden önce uyarır
Randevu takvimde durur, defterde değil
Randevular ekranı dört sekmeli: Personel Takvimi, Randevu Takvimi, Randevu Listesi ve Ayarlar. Boş bir saate tıkladığınızda randevu penceresi o personel ve saatle açılır.
- Personel Takvimi tek günü personel sütunlarına böler, boş saat gözle görünür
- Randevu Takvimi ay, hafta ve gün görünümünde açılır
- Randevu Listesi otuz günü gün gün sıralar
- Randevuya hizmet ya da paket bağlanır, kalan hak pencerede yazar
- Geldi, Gelmedi ve İptal randevunun üstünden işaretlenir
Takvimi kim dolduruyor: personel, vardiya ve izin
Personel ekranında kişiyi açar, rollerini ve yetkili olduğu şubeleri seçersiniz. Çalışma Takvimi haftalık vardiyayı, İzinler sekmesi kimin ne zaman olmayacağını tutar.
- Personeller, İzinler, Çalışma Takvimi ve Şirket Tatilleri aynı ekranın sekmeleri
- Yeni personele aktivasyon SMS'i ile geçici parola gider
- İzin satırı listeden Onayla ya da Reddet ile kapanır
- Vardiya yedi gün için başlangıç, bitiş ve mola saatiyle tanımlanır
- Rolde olmayan ekran menüde görünmez
- Girişte iki adımlı doğrulama açılır; panel kilit ekranıyla korunur
Web'den gelen talep kaybolmaz: potansiyel hasta listesi
Kliniğin web sayfasından ya da tanıtım sayfalarından gelen iletişim talepleri Potansiyel Müşteriler ekranına düşer. Her talebin durumu bellidir: Yeni, Arandı, Nitelendi ya da Kapandı.
- Talep satırında ad, telefon ve nereden geldiği yazar
- Aranan talep işaretlenir, ekipten kimse aynı kişiyi ikinci kez aramaz
- Hastaya dönüşen talep kayda bağlanır
Kliniğin web sayfası hazır gelir
Panelden açılan işletme sayfasında adres, çalışma saatleri, hizmetler ve online randevu bir arada. Ayarlar ekranından başlık, açıklama ve konum panelden düzenlenir.
- Online randevu bağlantısı sayfada hazır
- Google Haritalar konumu ayarlardan işaretlenir
- Panelin sağ üstündeki bildirim merkezi web'de de çalışır: yeni talep ve randevu anında düşer
Hasta gelince fiş açılır, gün sonu kendiliğinden çıkar
Randevuda Geldi dediğinizde işlem fişi açılır ve kalemleri girilir. Tahsilatı fişin üstünden eklersiniz; kontrol paneli günün cirosunu ve tahsilatını akşam saymadan gösterir.
- İşlemler ekranı departman sekmeli, her departman kendi fişlerini gösterir
- Fiş listesinde Toplam, KDV, Durum, Danışman ve Kalan Tutar bir arada
- Tahsilat Ekle ile nakit, kredi kartı ve havale ayrı ayrı kaydedilir
- Ödemeler ekranında açık kalemler mahsuplaştırılır
- Ciro / İşlem Raporu Excel ve PDF olarak indirilir
Ne değişiyor
Kliniğin gününü ayrı defterlerde tutmakla tek kayıtta tutmak arasındaki fark:
Sık sorulanlar
Klinik yönetim programı ne işe yarar?
Klinik yönetim programı hasta kaydını, randevuyu, yapılan işlemi ve tahsilatı tek kayıtta tutar; kimin ne zaman geldiğini akşam hatırlamaya çalışmazsınız. Bi'Klinik'te hasta kartı bir kere açılır, randevusu takvime düşer, geldiğinde işlem fişi oluşur. Tıbbi kayıt tarafı Bi'Klinik'in kapsamında değil; anlatılan şey kliniğin kayıt ve para tarafı.
Klinik yönetim programına nereden başlanır?
Önce hizmet ve paket listenizi bir kere tanımlar, personelinizi rolleriyle eklersiniz. Sonrası günlük iş: hastayı kaydetmek, randevuyu takvime yazmak, gelen hastanın fişini açmak. Hasta kartının alanlarını hasta takibi sayfasında, takvimin dört sekmesini randevu takvimi sayfasında tek tek anlatıyoruz.
Anamnez, reçete ve tetkik kaydı tutabiliyor muyum?
Hayır. Bi'Klinik bir klinik yönetim yazılımı; hasta kaydını, randevuyu, işlemi ve parayı tutar, tıbbi kayıt tutmaz. Anamnez, reçete, tetkik ve tanı için ekran yok. Hastaya serbest metin notu yazabilir, doküman ekleyebilirsiniz; bunlar tıbbi kayıt yerine geçmez.
Hastaya e-fatura kesebiliyor muyum?
Evet. Bi'Klinik GİB onaylı e-fatura ve e-arşiv kesiyor; işlem fişinin toplamı, KDV'si ve kalan tutarı zaten kayıtta durduğu için belge aynı kayıttan üretiliyor. Hastanın fatura ünvanı, vergi numarası ve vergi dairesi hasta kartında ayrı bir bölümde tutulur.
Randevu hatırlatması hastaya kendiliğinden gidiyor mu?
Kendiliğinden demiyoruz; panelde bunun bir ayarı var, siz açarsınız. Ayarın hangi alanlardan kurulduğunu ve gönderimin neye bağlı olduğunu randevu takvimi sayfasında tek tek yazdık. Randevu penceresinde ayrıca o randevuya özel SMS ve e-posta notu alanı bulunuyor.
Muhasebecim varken klinik yönetim programına ihtiyacım var mı?
Var, çünkü ikisi farklı işi yapar: muhasebeci geçmiş dönemi kapatır, bu panel bugünü gösterir. Kim geldi, kimin bakiyesi açık kaldı, bu ayın cirosu nerede; cevabı burada durur. Tahsilatı tahsilat ve gider sayfasında, dönem rakamlarını ciro ve raporlar sayfasında anlatıyoruz. Beyanname ve resmi defter tarafına bu panel karışmaz.
Kliniğin gününü birlikte kuralım.
Numaranızı bırakın, 30 dakika içinde arayalım; kliniğinizin bir gününü hasta kaydından tahsilata kadar panelde kuralım.
Diğer çözümler
Hasta takibi
Geçmiş, bakiye ve notlar hastanın kartında.
Randevu takvimi
Personel takvimi ve boş saatler tek bakışta.
İşlem takibi
Kalem, indirim ve kalan tutar fişin üstünde.