Eine Patientenakte liegt vor dem, der damit zu tun hat.
Das Thema personenbezogene Daten beginnt nicht mit einem Formular, sondern mit dem Datensatz selbst. Welche Angabe Sie warum führen und wer sie sieht, ist die ganze Frage.
Welche Angaben führen Sie tatsächlich
Eine Patientenakte hat eine klare Aufgabe: die Person richtig erkennen, die frühere Behandlung finden und das Geld verfolgen. Können Sie ein Feld keinem dieser drei zuordnen, bereichert das Ausfüllen den Datensatz nicht; es vergrößert die Last, die Sie später schützen müssen.
Gesundheitsdaten zählen in Artikel 6 des türkischen Datenschutzgesetzes, Kişisel Verileri Koruma Kanunu, zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Welche Pflicht daraus in Ihrer Praxis folgt, legt diese Seite nicht aus; der Gesetzestext wird auf der Website der Behörde veröffentlicht, und die Anwendung klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
- Hinter jedem Feld sollte eine laufende Aufgabe stehen
- Angaben ohne Aufgabe werden nicht erhoben, sie sind zu schützende Last
- Eine Ausweisnummer ist nicht in jedem Datensatz nötig
- Gesundheitsdaten gelten im Gesetz als besondere Kategorie
Wer den Datensatz sehen muss
In einer Praxis sieht nicht eine einzige Person die Akte. Wer den Termin anlegt, wer die Behandlung einträgt, wer kassiert und wer den Bericht liest, sind verschiedene Personen, und sie brauchen nicht dieselben Angaben.
Deshalb entsteht der Zugriff aus zwei Fragen: was soll diese Person tun können, und welche Datensätze soll sie sehen. Die Antwort auf die erste ist die Rolle, auf die zweite die Standortberechtigung. Wird beides nicht vorab festgelegt, sieht jeder alles, und wenn später jemand fragt, wer worauf geschaut hat, bleibt keine Antwort.
- Die Rolle bestimmt das Tun, die Standortberechtigung das Sehen
- Berechtigungen folgen der Aufgabe, nicht dem Dienstalter
- Ein gemeinsam genutztes Konto löscht, wer geschaut hat
- Bei neuem Personal wird die Berechtigung vom ersten Tag an gesetzt
Die Einwilligung ist ein eigener Datensatz
Einwilligung ist nicht eine einzige Sache. Die Information zum eigenen Termin des Patienten gehört nicht in dasselbe Feld wie Ankündigungen, Kampagnen und Umfragen; sie stehen auf verschiedenen Grundlagen, und was unter welche Einwilligung fällt, hängt von der Praxis ab.
Praktisch heißt das: die Einwilligung wird nicht mündlich genommen, sie liegt im Datensatz. Zieht ein Patient sie zurück, muss der Datensatz am selben Tag aktualisiert werden, sonst geht die nächste Nachricht nach altem Stand hinaus.
- Terminhinweis und Ankündigung gehören nicht in dasselbe Feld
- Die Einwilligung wird im Datensatz geführt, nicht im Gedächtnis
- Eine zurückgezogene Einwilligung wird am selben Tag eingetragen
- Ihren Umfang formulieren Sie mit Ihrer Rechtsberatung
Eine Gruppenunterhaltung ist kein Datensatz
Die häufigste Praxis in Praxen ist die Personalgruppe: Name des Patienten, Telefonnummer und was zu tun ist, werden im Lauf des Tages in einer WhatsApp-Gruppe besprochen. Das ist schnell, aber diese Nachrichten sind kein Datensatz.
Eine Gruppe hat keine Berechtigungen; wer darin ist, sieht alles. Die Nachricht wird auf jedes Telefon kopiert, bleibt bei dem, der geht, und eine von Ihnen gelöschte Nachricht wird auf seinem Telefon nicht gelöscht. Liegt dieselbe Angabe stattdessen im Datensatz, ist klar, wer sie gesehen hat, und Kopien vermehren sich nicht.
- Eine Gruppennachricht erfasst nicht, wer sie gesehen hat
- Eine Kopie der Angabe bleibt auf jedem Telefon
- Die von Ihnen gelöschte Nachricht bleibt auf der Gegenseite
- Tagsüber Besprochenes erreicht den Datensatz nie
Geht Personal, geht auch der Zugriff
Ein Personalwechsel ist die am häufigsten übersehene Stelle. Am letzten Tag gibt man sich die Hand, der Systemzugang bleibt wochenlang offen, und niemand merkt es.
Richtig ist, den Zugriff zu beenden, nicht den Datensatz zu löschen. Die Termine, die diese Person angelegt, und die Behandlungen, die sie eingetragen hat, sollen mit ihrem Namen im Datensatz bleiben; geschlossen wird nur die Möglichkeit, ab heute hineinzusehen.
- Der Systemzugang wird am letzten Tag geschlossen
- Der Datensatz wird nicht gelöscht, der Zugriff wird beendet
- Gemeinsam genutzte Passwörter werden am selben Tag geändert
- Wer eine frühere Behandlung ausgeführt hat, bleibt im Datensatz
Die Verantwortung bleibt bei der Praxis
Ein Erfassungsprogramm hält die Angaben, es übernimmt nicht die Verantwortung. Weil die Praxis gegenüber dem Patienten Verantwortliche für die Daten ist, sind die Informationstexte, die Einwilligungsordnung und die Beantwortung von Anfragen der Patienten Aufgabe der Praxis selbst.
Ein Softwareanbieter erfüllt das nicht an Ihrer Stelle; auch Berechtigungen, Einwilligungen und Zugriffe stellen Sie ein. Formulieren Sie die Texte mit Ihrer Rechtsberatung und stützen Sie sich dabei auf die Veröffentlichungen der Behörde.
- Die Pflicht der verantwortlichen Stelle bleibt bei der Praxis
- Informationstext und Anfrageprozess entstehen in der Praxis
- Die Praxis stellt Berechtigungen und Einwilligungen ein
- Die Texte entstehen mit Ihrer Rechtsberatung
Häufige Fragen
- Wie werden personenbezogene Daten in Patientenakten geschützt?
- Drei Dinge wirken zusammen: nicht benötigte Angaben gar nicht erst erheben, den Datensatz an einem Ort führen und mit Berechtigungen begrenzen, wer ihn sieht. Das vierte ist der Personalwechsel; der Zugriff einer ausscheidenden Person wird am letzten Tag geschlossen. Diese Seite beschreibt die Praxis, sie gibt keine Rechtsberatung.
- Muss ich eine nationale Ausweisnummer in der Patientenakte führen?
- Dazu kann diese Seite weder ja noch nein sagen. Wofür Sie die Identitätsangabe brauchen und was die Vorschriften in Ihrer Lage sagen, unterscheidet sich je nach Praxis. Der Maßstab: können Sie ein Feld keiner laufenden Aufgabe zuordnen, fragen Sie es nicht ab. Die verbindliche Antwort erhalten Sie von Ihrer Rechtsberatung.
- Ist es bedenklich, Patientendaten in einer Personalgruppe zu besprechen?
- Aus Sicht der Erfassung ja. Eine Gruppenunterhaltung hält nicht fest, wer was gesehen hat, die Angaben werden auf jedes Telefon kopiert und bleiben bei dem, der geht. Liegt dieselbe Angabe im Datensatz, können Sie den Zugriff beenden und begrenzen, wer hineinsieht. Die rechtliche Seite bewerten Sie mit der Beratung Ihrer Praxis.
- Fallen Terminnachricht und Kampagnennachricht unter dieselbe Einwilligung?
- Sie sind nicht dasselbe. Die eine informiert den Patienten über seinen eigenen Termin, die andere ist eine werbliche Ankündigung; sie stehen auf verschiedenen Grundlagen. Klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung, welche Nachricht unter welche Einwilligung fällt und wie diese eingeholt wird. Beide an ein einziges Kästchen zu binden, macht später Ärger.
- Wie beende ich den Zugriff ausscheidenden Personals auf die Datensätze?
- Indem Sie den Systemzugang am letzten Tag schließen. Beenden Sie den Zugriff, statt das Konto zu löschen; beim Löschen verschwimmt auch, wer in der Vergangenheit was getan hat. Gibt es gemeinsam genutzte Passwörter, ändern Sie sie am selben Tag und schließen offene Sitzungen auf Geräten.
- Wie lange muss ich Patientenakten aufbewahren?
- Wir schreiben auf dieser Seite keine Frist. Die Aufbewahrung hängt von der Art des Datensatzes und den geltenden Vorschriften ab; eine in eine Seite eingebaute Zahl wird bald zur falschen Information. Sehen Sie für Ihre eigene Frist die Veröffentlichungen von Kişisel Verileri Koruma Kurumu, der türkischen Datenschutzbehörde, und fragen Sie Ihre Rechtsberatung.
- Warum werden Gesundheitsdaten gesondert behandelt?
- Weil der Gesetzestext es so sagt. Artikel 6 des türkischen Datenschutzgesetzes, Kişisel Verileri Koruma Kanunu, zählt Daten zur Gesundheit zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Diese Seite legt den Artikel nicht aus; die aktuelle Fassung wird unter kvkk.gov.tr veröffentlicht, und was er für Ihre Praxis bedeutet, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
Dieser Ratgeber beschreibt die Erfassung und ist keine Rechtsberatung. Welche Daten auf welcher Grundlage verarbeitet werden sowie Einwilligung und Aufbewahrung unterscheiden sich je nach Praxis; sehen Sie für aktuelle Texte die Veröffentlichungen von Kişisel Verileri Koruma Kurumu, der türkischen Datenschutzbehörde, unter kvkk.gov.tr, und fragen Sie Ihre Rechtsberatung.
Damit Sie wissen, wo der Datensatz liegt
In Bi'Klinik erscheint die Einwilligung in die Kontaktaufnahme als Spalten Telefonfreigabe und E-Mail-Freigabe in der Patientenliste; die Reiter Benachrichtigungen und Dokumente auf der Patientenkarte hängen an Berechtigungen. Wer was sieht, legen die Felder Rollen und Berechtigte Standorte im Personalbildschirm fest. Für ausscheidendes Personal wählen Sie Zugang schließen, und der Datensatz bleibt bei der Praxis.
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