Hasta kaydı herkesin değil, işi olanın önünde durur.
Kişisel veri konusu formla değil, kaydın kendisiyle başlar. Hangi bilgiyi neden tuttuğunuz ve o bilgiyi kimin gördüğü tek meseledir.
Hangi bilgiyi gerçekten tutuyorsunuz
Hasta kaydının işi bellidir: kişiyi doğru tanımak, geçmiş işlemi bulmak ve parayı takip etmek. Bir alanı bu üçünden birine bağlayamıyorsanız, o alanı doldurmak kaydı zenginleştirmez; sonradan korunacak yükü büyütür.
Sağlık verisi, Kişisel Verileri Koruma Kanunu'nun 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veriler arasında sayılır. Bunun kliniğinizde hangi yükümlülüğü doğurduğunu bu sayfa yorumlamaz; kanunun metni kurumun kendi sitesinde yayımlanıyor, uygulaması hukuk danışmanınızla belirlenir.
- Her alanın karşılığında yürüyen bir iş olmalı
- İşi olmayan bilgi toplanmaz, sonra korunacak yüktür
- Kimlik numarası her kayıtta gerekmeyebilir
- Sağlık verisi kanunda özel nitelikli sayılır
Kaydı kimin görmesi gerekiyor
Klinikte kayda bakan tek kişi yoktur. Randevuyu açan, işlemi giren, tahsilatı yapan ve raporu okuyan ayrı kişilerdir; hepsinin aynı bilgiye ihtiyacı yoktur.
Bu yüzden erişim iki soruyla kurulur: bu kişi ne yapabilsin, hangi kaydı görebilsin. Birincisinin cevabı rol, ikincisinin cevabı şube yetkisidir. İkisi de baştan seçilmezse herkes her şeyi görür; sonradan kimin neye baktığı sorulduğunda elde cevap kalmaz.
- Rol ne yapılacağını, şube yetkisi neyin görüleceğini belirler
- Yetki işe göre verilir, kıdeme göre değil
- Ortak kullanılan tek hesap kimin baktığını siler
- Yeni gelen personelin yetkisi baştan seçilir
İzin ayrı bir kayıttır
İzin tek parça değildir. Hastanın kendi randevusuyla ilgili bilgilendirme ile duyuru, kampanya ve anket mesajı aynı kefeye girmez; dayanakları ayrıdır ve hangisinin hangi izne girdiği kliniğinizin uygulamasına göre değişir.
Pratik tarafı şu: izin sözle alınmaz, kayıtta durur. Hasta iznini geri aldığında kaydın aynı gün güncellenmesi gerekir; yoksa bir sonraki mesaj eski bilgiye göre gider.
- Bilgilendirme ile duyuru mesajı aynı kefeye konmaz
- İzin kayıtta tutulur, hafızada değil
- Geri alınan izin aynı gün işlenir
- İznin kapsamı hukuk danışmanınızla yazılır
Grup yazışması kayıt yerine geçmez
Kliniklerde en yaygın pratik personel grubudur: hasta adı, telefonu ve ne yapılacağı gün içinde WhatsApp grubunda konuşulur. Hızlıdır, ama o mesajlar kayıt değildir.
Grubun yetkisi yoktur, grupta olan herkes her şeyi görür. Mesaj herkesin telefonuna kopyalanır, ayrılan kişide kalır ve sizin sildiğiniz mesaj onun telefonundan silinmez. Aynı bilgi kayıtta dururken kimin gördüğü bellidir, kopya çoğalmaz.
- Grup mesajı kimin gördüğünü kaydetmez
- Bilginin kopyası herkesin telefonunda kalır
- Sizin sildiğiniz mesaj karşı tarafta durur
- Gün içinde konuşulan iş kayda geçmez
Personel çıkarken erişim de çıkar
Personel değişikliği bu işin en çok atlanan yeridir. Çıkış günü el sıkışılır, sistem girişi haftalarca açık kalır ve kimse fark etmez.
Doğrusu erişimi kesmek, kaydı silmek değildir. Kişinin geçmişte açtığı randevu ve girdiği işlem kayıtta kalmalı, kimin yaptığı görünmelidir; kapatılan şey o kişinin bugünden sonra bakabilmesidir.
- Ayrılış günü sistem girişi kapatılır
- Kayıt silinmez, erişim kesilir
- Ortak kullanılan parolalar aynı gün değişir
- Geçmiş işlemin kimin yaptığı kayıtta durur
Sorumluluk klinikte kalır
Kayıt programı bilgiyi tutar, sorumluluğu üstlenmez. Hastaya karşı veri sorumlusu klinik olduğu için aydınlatma metni, izin düzeni ve hastadan gelen başvuruların karşılanması kliniğin kendi işidir.
Yazılım sağlayıcısı bunları sizin adınıza yerine getirmez; yetkiyi, izni ve erişimi ayarlayan da sizsiniz. Metinleri hukuk danışmanınızla yazın, dayanak olarak kurumun kendi yayınlarını esas alın.
- Veri sorumlusu yükümlülüğü klinikte kalır
- Aydınlatma ve başvuru süreci klinikte kurulur
- Yetki ve izin ayarlarını klinik yapar
- Metinler hukuk danışmanınızla hazırlanır
Sık sorulanlar
- Hasta kayıtlarında kişisel veri nasıl korunur?
- Üç şey birlikte yürür: gereksiz bilgiyi hiç toplamamak, kaydı tek yerde tutmak ve kimin göreceğini yetkiyle sınırlamak. Dördüncüsü personel değişikliğidir; ayrılan kişinin erişimi çıkış günü kapatılır. Bu sayfa işleyişi anlatır, hukuki görüş vermez.
- Hasta kaydında T.C. kimlik numarası tutmak zorunda mıyım?
- Bu sayfa buna evet ya da hayır diyemez. Kimlik bilgisini hangi iş için istediğiniz ve mevzuatın sizin durumunuzda ne dediği kliniğe göre değişir. Ölçü şu: bir alanı yürüyen bir işe bağlayamıyorsanız o alanı istemeyin. Kesin cevabı hukuk danışmanınızdan alın.
- Hasta bilgilerini personel grubunda konuşmak sakıncalı mı?
- Kayıt açısından sakıncalı. Grup yazışması kimin ne gördüğünü tutmaz, bilgi herkesin telefonuna kopyalanır ve ayrılan kişide kalır. Aynı bilgi kayıtta dururken erişimi kesebilir, kimin baktığını sınırlayabilirsiniz. Hukuki tarafını kliniğinizin danışmanıyla değerlendirin.
- Randevu mesajı ile kampanya mesajı aynı izne mi girer?
- Aynı şey değiller. Biri hastanın kendi randevusuyla ilgili bilgilendirme, diğeri ticari içerikli bir duyurudur; dayanakları ayrıdır. Hangi mesajın hangi izne girdiğini ve iznin nasıl alınacağını hukuk danışmanınızla netleştirin. İkisini tek kutuya bağlamak sonradan sorun çıkarır.
- İşten ayrılan personelin kayıtlara erişimini nasıl keserim?
- Çıkış günü sistem girişini kapatarak. Hesabı silmek yerine erişimi kesmek gerekir; sildiğinizde geçmişte kimin ne yaptığı da bulanıklaşır. Ortak kullanılan parolalar varsa aynı gün değiştirin, cihazlarda açık kalan oturumları kapatın.
- Hasta kayıtlarını ne kadar süre saklamalıyım?
- Bu sayfaya bir süre yazmıyoruz. Saklama süresi kaydın türüne ve yürürlükteki mevzuata göre değişir; buraya gömülecek bir rakam kısa sürede yanlış bilgiye döner. Kendi süreniz için Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun yayınlarına bakın ve hukuk danışmanınıza sorun.
- Sağlık verisi neden ayrı ele alınıyor?
- Kanunun kendi metninde öyle yazdığı için. Kişisel Verileri Koruma Kanunu'nun 6. maddesi sağlıkla ilgili veriyi özel nitelikli kişisel veriler arasında sayar. Bu sayfa maddeyi yorumlamaz; metnin güncel hâli kvkk.gov.tr adresinde yayımlanıyor, kliniğinizdeki karşılığını hukuk danışmanınızla belirleyin.
Bu rehber kayıt düzenini anlatır, hukuki görüş değildir. Hangi verinin hangi sebeple işlendiği, izin ve saklama tarafı kliniğinize göre değişir; güncel metinler için Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun kvkk.gov.tr adresindeki yayınlarına bakın, hukuk danışmanınıza danışın.
Kaydın kimde durduğunu bilmek için
Bi'Klinik'te iletişim izni Hastalar listesinde Tel onay ve Mail onay kolonu olarak görünür; hasta kartındaki Bildirimler ve Dokümanlar sekmeleri yetkiye bağlıdır. Kimin neyi göreceğini Personel ekranındaki Roller ve Yetkili Olduğu Şubeler alanları belirler. Ayrılan personel için Girişi Kapat dersiniz, kayıt klinikte kalır.
Hasta kaydını görün