Welche Stunde frei ist und wer wann belegt ist, alles in einem Kalender.
Sie nehmen den Termin aus dem Heft einer Person heraus und binden den Tag an einen Kalender, den das ganze Team öffnen kann. Freie Zeiten, Auslastung und der nicht erschienene Patient werden vom selben Bildschirm verfolgt.
Für wen
Für Praxen, die den Tag auf mehrere Kalender aufteilen und einen telefonisch vergebenen Termin an einem Ort festhalten wollen.
- Praxen, in denen mehrere Behandler oder Mitarbeitende am selben Tag arbeiten
- Praxen, die Termine am Telefon annehmen und in ein Heft schreiben
- Praxen, die denselben Patienten in festen Abständen wieder einbestellen
- Teams, die einen Ausfall erst abends bemerken und die freie Zeit zu spät sehen
Personalkalender: der Tag auf einem Bildschirm, eine Spalte je Person
Sie öffnen den Tag und sehen in der jeweiligen Spalte, wer wann belegt ist. Ein Klick auf einen freien Platz öffnet das Terminformular bereits mit dieser Person und dieser Uhrzeit.
- Vortag, Heute und Folgetag bewegen Sie auf demselben Bildschirm
- Die Personalauswahl hat Alle auswählen und Leeren; Freies Personal ausblenden verschmälert den Bildschirm
- Geschlossene Zeiten, Pausen und Urlaub erscheinen als schraffierte Maske
- Über den kleinen Kalender an der Seite wechseln Sie zu einem anderen Tag
- Ein Klick auf einen Termin öffnet ein Feld mit Erschienen, Bearbeiten und Nicht erschienen
Den Monat zu sehen ist eine Sache, den Tag eine andere
Im Terminkalender wechseln Sie zwischen Monat, Woche und Tag, und ein Klick auf eine Monatszelle führt in diesen Tag. Die Terminliste ist kein Kalender, sondern eine schlichte, nach Tagen gruppierte Liste.
- In der Monatsansicht sammeln sich Termine, die nicht in eine Zelle passen, als +N weitere
- Die Wochenansicht öffnet auch je Person: sieben Tage, eine Spalte je Person
- Der Personalfilter bietet Alle oder Keine, und Ihre Wahl bleibt beim nächsten Öffnen erhalten
- Die Terminliste legt einen Zeitraum von dreißig Tagen unter Tagesüberschriften Stunde für Stunde aus
- Abgesagt und Nicht erschienen tragen Kennzeichen, und aus einer Zeile gelangen Sie ins Bearbeitungsformular
Das Terminformular: Person, Zeit, Patient und Leistung
Die Person ist im Formular verpflichtend, und die Endzeit füllt sich aus der Dauer der gewählten Leistung. Ist der Patient nicht in der Liste, legen Sie ihn an, ohne das Formular zu verlassen.
- Das Suchfeld sucht nur in Patientendatensätzen; andere Konten erscheinen nicht
- Nach der Auswahl stehen Telefon, E-Mail, Etiketten und offener Saldo im Formular
- Sie wählen eine Leistung oder ein Produkt; hat der Patient ein Paket, steht das Restguthaben daneben
- Die Wiederholung ist wöchentlich, monatlich oder jährlich, und ein Vorschausatz nennt, was entstehen wird
- Der Tageskalender im rechten Bereich zeigt die Auslastung, ohne das Formular zu schließen
Erschienen, Nicht erschienen, Abgesagt: ein Termin endet irgendwo
Kommt der Patient, markieren Sie Erschienen; dahinter öffnet ein Behandlungsbeleg und Sie landen direkt auf diesem Bildschirm. Nicht erschienen und Abgesagt sind eigene Aktionen mit Rückfrage, und beide bleiben mit ihrem Kennzeichen im Datensatz.
- Der entstandene Beleg erscheint auch im Reiter Behandlungen der Patientenakte
- Die Terminhistorie hat einen eigenen Reiter auf der Akte: Datum, Uhrzeit, Personal, Leistung, Status
- In den Einstellungen aktivieren Sie Prüfungen auf Personal- und Platzüberschneidung
- Ist Termine in der Vergangenheit verhindern gesetzt, können Sie nicht in gestrige Zeiten schreiben
- Google Kalender binden Sie im Reiter Integrationen Ihres Profils an; Termine landen in Ihrem Telefonkalender
- SMS-Erinnerungen gehen unter dem eigenen Namen der Praxis hinaus; der Absendername wird im Panel festgelegt
Was sich ändert
Der Unterschied zwischen Terminen im Heft einer Person und Terminen in einem Kalender, den das Team sieht:
Häufige Fragen
Wofür ist eine Terminsoftware gut?
Sie zeigt auf einem Bildschirm, wer wann belegt ist und welche Stunden frei bleiben. In Bi'Klinik hängt ein Termin an einer Person, einer Uhrzeit und einem Patienten, und beim Erscheinen wird derselbe Datensatz zum Behandlungsbeleg. So liegen Tagesplan und Behandlungen des Tages nicht in getrennten Büchern.
Kann ich per Klick auf eine freie Zeit einen Termin anlegen?
Ja. Ein Klick auf einen freien Platz im Personalkalender öffnet das Terminformular mit dieser Person und dieser Uhrzeit. Sie suchen den Patienten, wählen die Leistung und ergänzen bei Bedarf Titel und Notiz; da sich die Endzeit aus der Leistungsdauer füllt, rechnen Sie nichts von Hand.
Kann ich die Uhrzeit eines Termins nachträglich ändern?
Ja. Klicken Sie auf den Termin und wählen Sie Bearbeiten, um Uhrzeit, Person oder Leistung zu ändern. Überschneidet sich die neue Zeit mit einem anderen Termin, erhalten Sie beim Speichern eine Warnung, sodass nicht zwei Patienten auf denselben Platz fallen.
Was passiert, wenn ich Erschienen markiere?
Der Termin wird als Erschienen markiert und dahinter öffnet ein Behandlungsbeleg; nach der Bestätigung wechseln Sie direkt auf den Belegbildschirm. Positionen, Rabatt und Notizen des Belegs sind Thema der Seite zur Behandlungsverfolgung. Zu demselben Beleg kehren Sie auch über den Reiter Behandlungen der Patientenakte zurück.
Gehen Erinnerungen automatisch an den Patienten?
Es gibt dafür eine Einstellung im Panel: Terminerinnerung senden und Erinnerungszeit. Jedes Terminformular trägt außerdem Felder für SMS- und E-Mail-Versand samt eigener Notiz. Der Versand selbst läuft außerhalb des Panels, und sowohl SMS als auch E-Mail hängen an Ihrem Guthaben; den Rest sehen Sie in der Ansicht Paketnutzung. Sie aktivieren also die Einstellung und verfolgen über das Guthaben, ob Nachrichten hinausgingen.
Wer legt den Termin an?
Die Praxis: über die Terminansicht mit einem Klick auf einen freien Platz oder über das schnelle Hinzufügen in der Kopfleiste. Die vergangenen Termine eines Patienten liest man im Reiter Terminhistorie seiner Akte, dafür muss man nicht in den Kalender zurück.
Ersetzt eine Terminsoftware das Papierbuch?
Wo das Buch liegt, bleibt der Tagesplan auf diesem Schreibtisch; ist diese Person im Urlaub oder geht jemand anderes ans Telefon, verschwindet der Plan mit ihr. In Bi'Klinik bleibt der Termin an Person und Uhrzeit gebunden, und alle im Team öffnen denselben Tag. Auch Nicht erschienen und Abgesagt werden nicht gelöscht; sie bleiben am Termin.
Bringen wir einen Tag gemeinsam in den Kalender.
Hinterlassen Sie Ihre Nummer; wir rufen innerhalb von 30 Minuten an und tragen die Termine von morgen gemeinsam ein.
Weitere Lösungen
Behandlungsverfolgung
Was getan wurde, in welcher Abteilung und was offen blieb.
Zahlungen und Ausgaben
Bar und Bank getrennt, offene Posten durch Abgleich geschlossen.
Umsatz und Berichte
Umsatz, Einnahmen und Salden in einem Bericht; Excel und PDF bereit.