Gelmeyen hasta kliniğe kaç lira kaybettiriyor? Hesap tablosu

Gelmeyen hastanın maliyeti tek bir çarpımdır: kaçırılan randevu sayısı × o randevunun doldurduğu hekim saatinin bedeli. Klinik sahiplerinin çoğu bu sayıyı hiç hesaplamamış olur; hesaplandığında genelde kirayla yarışır.

Aşağıdaki tablo kendi rakamlarınızla doldurulacak şekilde kurulu. Yazının sonunda kaybı düşüren üç müdahale var.

Adım 1: devamsızlık oranınız

Bir aylık randevu kaydınızı açın:

Devamsızlık oranı = (gelmeyen randevu ÷ toplam randevu) × 100

Aynı hesabı hekim başına ve gün başına ayrı ayrı yapın. Oran genelde salı sabahıyla cuma akşamı arasında ikiye katlanır; ortalamaya bakmak bu farkı gizler.

Adım 2: bir hekim saatinin bedeli

Kalem	Nasıl bulunur
Aylık sabit gider	Kira, personel, SGK, muhasebe, yazılım, sarf
Aylık hekim saati	Hekim sayısı × günlük hasta saati × çalışılan gün
Saat maliyeti	Sabit gider ÷ hekim saati
Saat geliri	Aylık ciro ÷ dolu geçen hekim saati

Kayıp, boş kalan saatin gelirinden, o randevuda harcanmayacak sarf malzemesi çıkarılarak bulunur. Sabit giderler zaten işliyor; hasta gelmediği için kira azalmıyor.

Adım 3: aylık kayıp

Örnek bir klinik: iki hekim, günde 8 saat hasta, ayda 24 gün. Toplam 384 hekim saati. Ortalama randevu 30 dakika, yani ayda 768 randevu kapasitesi.

Değişken	Örnek değer
Aylık randevu	620
Gelmeyen	68
Devamsızlık oranı	%11
Randevu başına ortalama gelir	900 TL
Randevuda harcanmayan sarf	60 TL
Aylık kayıp	68 × (900 − 60) = 57.120 TL
Yıllık kayıp	685.440 TL

Bu tabloyu kendi sayılarınızla doldurun. Çıkan rakam, aşağıdaki müdahalelerin bütçesini de belirler: yıllık kaybın yüzde beşini çözüme ayırmak neredeyse her zaman kârlıdır.

Kaybı düşüren üç müdahale

1. Zamanlı hatırlatma. Tek hatırlatma yerine iki kademe: randevudan bir gün önce ve iki saat önce. İkinci mesajın işlevi hatırlatmak değil, gelmeyeceğini bilenin iptal etmesini kolaylaştırmak. İptal edilen saat yeniden satılabilir; sessizce boş kalan saat satılamaz.

2. İptali kolaylaştırmak. "Gelemeyecekseniz bu mesaja yazın yeter" cümlesi, telefonla iptal etmeye utanan hastanın önündeki engeli kaldırır. Devamsızlığın önemli bir kısmı unutmak değil, iptal edememektir.

3. Bekleme listesi. Boşalan saat için aranacak hastaların listesi önceden hazırsa, iptal kayıp olmaktan çıkar. Liste yoksa iptal de devamsızlık kadar zararlıdır.

Ne ölçmeli?

Müdahaleden önce ve sonra aynı üç sayıyı tutun:

Ölçüm	Neden
Devamsızlık oranı	Ana gösterge
İptal oranı	Yükselmesi iyi haber: sessiz kayıp iptale dönüyor
Doldurulan iptal oranı	Bekleme listesinin gerçekten çalışıp çalışmadığı

İptal oranının artması ilk bakışta kötü görünür; oysa hedef tam olarak budur. Kötü olan, haber vermeden boş kalan saattir.

Sık yapılan üç hata

1. Ortalamaya bakmak. Devamsızlık gün ve saate göre çok değişir; müdahale de oraya yapılmalı.
2. Hatırlatmayı tek kanala bağlamak. Hastanın okumadığı kanaldan gönderilen hatırlatma, gönderilmemiş sayılır.
3. Kaybı yalnız ciro üzerinden görmek. Boş saat aynı zamanda başka bir hastanın alamadığı randevudur; sıra bekleyen hasta varsa kayıp iki katıdır.

Sık sorulanlar

Devamsızlık oranı kaç olmalı? Genel geçer bir hedef vermek doğru olmaz: branşa, hasta profiline ve ödeme yapısına göre değişir. Doğru hedef, kendi geçen ayınızın altına inmektir.

Kapora sağlıkta uygulanabilir mi? Uygulaması hem hasta ilişkisi hem mevzuat açısından hassas. Önce hatırlatma ve bekleme listesi denenmeli; bunlar çoğu klinikte kaybın önemli kısmını kapatıyor.

Hangi hatırlatma saati daha iyi çalışır? Bunu ancak kendi verinizle bulursunuz. Bir ay boyunca farklı saatlerde gönderip devamsızlık oranını karşılaştırmak, tahmin yürütmekten hızlı sonuç verir.

---

Bu tabloyu her ay elle doldurmak yerine randevu kaydından okumak isterseniz randevu takip programı sayfasında hangi rapor neyi gösteriyor, yazdık.